Det har troligvis vært på agendaen i flere måneder, kanskje til og med flere år - Innkjøp av et nytt forretningssystem. For noen assosiert med forbedring og mulighet for utvikling mens andre tenker mer på kostbare prosjekter og er ikke like entusiastiske til å lære nye prosesser og funksjoner.
Nå er beslutningen tatt og forankret hos ledergruppen - dere skal gjennomføre en innkjøp av forretningssystem, og det ligger på ditt bord å få dette i havn.
Uansett om dere vurderer et nytt forretningssystem fordi dere er misfornøyde med deres nåværende system, at systemet hindrer dere i å gjennomføre deres nåværende strategi, at det nåværende systemet ikke lenger støttes eller skal avvikles, eller av en helt annen grunn, er det viktig at dere tenker nøye gjennom valget av ny løsning.
Systemet og partneren som dere velger vil påvirke deres virksomhet i lang tid fremover, og det er viktig å gjøre et veloverveid valg.
Vi vet av erfaring at det kan være utfordrende å rekke over en kartlegging og innkjøp av system som vanligvis skjer parallelt med mange andre daglige arbeidsoppgaver og prosjekter som må fortsette.
I denne artikkelen deler vi derfor 5 tips som letter veien i valget av ny løsning og leverandør.
5 tips som gjør det lettere å sammenligne tilbud for forretningssystemer
Tips nr 1: Gjør en skikkelig analyse av deres virksomhets behov
For å kunne stille krav og så tydelig som mulig uttrykke disse til alle leverandører som deltar i anskaffelsen, må dere forstå deres virksomhets behov slik de er i dag og dit dere er på vei.
Vi anbefaler sterkt å involvere nøkkelpersoner i den operative virksomheten i denne prosessen for å unngå misforståelser eller at viktige behov oppdages for sent i prosjektet.
Tips nr 2: Unngå "Vi vil at det skal fungere på samme måte som i vårt nåværende system"
Dette er en felle som er lett å havne i hvis man ikke er oppmerksom. Leverandørene som deltar i anskaffelsen vet i mange tilfeller ikke hvordan deres nåværende system fungerer i detalj hvis dere ikke beskriver dette spesifikt. Og hvorfor vil dere bytte system hvis dere vil at det skal fungere på nøyaktig samme måte som i dag?
Fokuser i stedet på hva som skal kunne oppnås (krav) og ikke hvordan det skal oppnås (leverandørens jobb å løse på best mulige måte).
Tips nr 3: Presenter deres krav ved et møte
Det er vanlig at man etter utarbeidelse av sin interne kravspesifikasjon sender såkalte RFI (Request for Information) eller RFP-dokumenter (Request for Proposal) til potensielle leverandører.
Dette er flott, men vårt tips er å også presentere deres krav, utfordringer og framtidsvisjoner under et møte.
Dette vil spare mye tid og avklare eventuelle spørsmål i en tidlig fase. Det vil også bli mye klarere hva som er viktigst for dere, noe som noen ganger er vanskelig å skille ut ved kun å lese en RFP.
Tips nr 4: Vær tydelig på hva tilbudet skal inneholde
Dette kan virke åpenbart, men når det kommer til komplekse løsninger som skal sammenlignes med hverandre, er det ikke alltid helt enkelt.
Noen leverandører har dessuten gjort det til en vane å kutte ned tilbudet uten å være tydelige på dette, mens andre er mer realistiske og tar hensyn til deres reelle behov.
Det er derfor viktig at dere er oppmerksomme så dere ikke sammenligner epler med pærer.
Tips nr 5: Sammenlign ikke bare prisen
Ta sammenligningen lenger enn til den estimerte prislappen. Det er ikke bare en løsning dere kjøper, men sannsynligvis en samarbeidspartner i flere år fremover.
Ta derfor med andre faktorer enn pris i beregningen, slik som:
- Hva inngår i tilbudet?
- Inntrykket av parten ved de anledninger dere møtes
- Har parten riktig type ressurser for å gjennomføre prosjektet, videreutvikle og støtte systemet?
- Hvilken erfaring har parten fra bransjen dere opererer i?
- Hvilke andre kunder jobber parten med i dag?
- Hvordan ser fremtidsutsiktene ut for løsningen som parten tilbyr?
- Er det mulig å tilpasse og skreddersy løsningen ved behov, eller er det et ferdig produkt?
- Hva ligger i veikartet for produktet fremover?
- Hvem står bak produktet?
