Det har troligtvis funnits med på agendan under flera månader, kanske till och med flera år- Upphandling av ett nytt affärssystem. För vissa förknippat med förbättring och möjlighet till utveckling medan andra tänker mer på kostsamma projekt och är inte lika entusiastiska inför att lära sig nya processer och funktioner.
Nu är beslutet fattat och förankrat hos ledningsgruppen- ni ska genomföra en upphandling av affärssystem och det ligger på ditt bord att ro detta i land.
Oavsett om ni tittar på ett nytt affärssystem på grund av att ni är missnöjda med ert nuvarande system, att systemet hindrar er att genomföra er nuvarande strategi, att nuvarande system inte längre supporteras eller ska avvecklas eller någon helt annan anledning så är det viktigt att ni tänker igenom ert val av ny lösning noga.
Systemet och partnern som ni väljer kommer att påverka er verksamhet under en lång tid framåt och det är viktigt att göra ett väl övervägt val.
Vi vet av erfarenhet att det kan vara mäktigt att hinna med en kartläggning och upphandling av system som vanligtvis görs parallellt med att många andra dagliga arbetsuppgifter och projekt ska rulla på.
I denna artikeln delar vi därför med oss av 5 tips som underlättar på vägen i valet av ny lösning och leverantör.
5 tips som underlättar att jämföra offerter för affärssystem
Tips nr 1: Gör en ordentlig analys av er verksamhets behov
För att kunna kravställa och så tydligt som möjligt uttrycka dessa till alla leverantörer som deltar i upphandlingen behöver ni förstå er verksamhets behov som ni har idag och dit ni är på väg.
Vi rekommenderar starkt att involvera nyckelpersoner i den operativa verksamheten i denna process för att undvika missförstånd eller att viktiga behov upptäcks alltför sent i projektet.
Tips nr 2: Undvik "Vi vill att det ska fungera på samma sätt som i vårt nuvarande system"
Detta är en fälla som är lätt att hamna i om man inte är uppmärksam. De leverantörer som deltar i upphandlingen vet i många fall inte hur ert nuvarande system fungerar i detalj om ni inte beskriver detta specifikt. Och varför vill ni byta system om ni vill att det ska fungera på exakt samma sätt som idag?
Fokusera istället på vad som ska kunna uppnås (krav) och inte hur det ska uppnås (leverantörens jobb att lösa på bästa sätt).
Tips nr 3: Presentera er kravställning vid ett möte
Det är vanligt att man efter framtagning av sin interna kravframställan skickar så kallade RFI (Request for information) eller RFP-dokument (Request for Proposal) till potentiella leverantörer.
Detta är toppen, men vårt tips är att även presentera era krav, utmaningar och framtidsvisioner vid ett möte.
Detta kommer spara mycket tid och reda ut eventuella frågetecken i ett tidigt skede. Det kommer också framgå mycket tydligare vad som är viktigast för er, vilket ibland är svårt att urskilja genom att enbart läsa en RFP.
Tips nr 4: Var tydlig med vad offerten ska innehålla
Detta kan låta självklart, men när det kommer till komplexa lösningar som ska jämföras med varandra är det inte alltid helt enkelt.
Vissa leverantörer har dessutom satt i system att banta ner offerten utan att vara tydlig med detta, medan andra är mer realistiska och ser till ert verkliga behov.
Det är därför viktigt att ni är uppmärksamma så ni inte jämför äpplen med päron.
Tips nr 5: Jämför inte bara priset
Ta jämförelsen längre än till den uppskattade prislappen. Det är inte bara en lösning ni köper utan troligtvis en samarbetspartner under flera års tid framöver.
Ta därför med andra faktorer än pris i beräkningen såsom:
- Vad ingår i offerten?
- Intrycket av partnern vid de tillfällen ni träffas
- Har partnern rätt typer av resurser för att genomföra projektet, vidareutveckla och supportera systemet?
- Vilken erfarenhet har partnern av den bransch som ni verkar i?
- Vilka andra kunder arbetar partnern med idag?
- Hur ser framtidsutsikterna ut för lösningen som partnern erbjuder?
- Går det att anpassa och skräddarsy lösningen vid behov eller är det en färdig produkt?
- Vad ligger i roadmappen för produkten framåt?
- Vem ligger bakom produkten?
